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Prioritäten und Zeitmanagement


Ihre kostbarste Ressource: Zeit

"So, wie du deine Tage verbringst, so verbringst du dein Leben."
- Annie Dillard

Die Zeit gehört zu den Gütern, die nicht vermehrbar sind. Sie können nur eines tun: Genau auswählen, womit Sie Ihre kostbare Zeit verbringen. Die Zeit selber können Sie nicht managen - wohl aber bestimmen, wie Sie diese verbringen. Es ist sinnvoll, sich vorwiegend mit Dingen zu beschäftigen, die man mag oder beeinflussen kann. Wer sich viel mit überflüssigen, nebensächlichen, belanglosen oder oberflächlichen Dingen beschäftigt, der wird keine Zeit mehr für die wirklich wichtigen Dinge im Leben haben.


Nur relevante Emails lesen

Viele meiner Klienten erhalten täglich mehr als 50 Emails, mit denen man mehrere Stunden verbringen könnte. Vielleicht hilft Ihnen das obige Schema, Ihre Emails so zu sortieren, dass Sie mehr als die Hälfte Ihrer Emails sofort löschen können. Wenn Sie sich nicht trauen, tatsächlich auf den "Lösche" Knopf Ihrer Computer-Tastatur zu drücken, legen Sie einfach einen Extra-Ordner an, in den Sie diese Emails verschieben. Bei mir heißt dieser Ordner "Emails-Spaeter-Lesen". Etwa einmal im Monat lösche ich den kompletten (ungelesenen) Inhalt dieses Ordners, wobei ich mich hinterher erleichtert fühle.


Sich auf das Wesentliche konzentrieren

"Alle Kunst praktischer Erfolge besteht darin, alle Kraft zu jeder Zeit auf einen Punkt - auf den wichtigsten - zu konzentrieren."
- Ferdinand Lasalle

Werden Sie sich bewusst, dass Sie oft die Wahl haben. Dies bedeutet, Sie können zu einigen Dingen "Ja" und zu anderen Dingen "Nein" sagen". Manchmal hilft es, sich folgende Frage zu stellen:

"Wenn Sie wüssten, sie könnten nicht scheitern; sondern Sie wissen, dass Sie Erfolg haben werden, was konkret würden Sie dann tun?

Bei der Beantwortung dieser Frage helfen die folgenden einsichtsreichen Zitate von unterschiedlichen Personen:

  • Der Philosoph Lin Yu Tang sagte prägnant: "Neben der edlen Art, Dinge zu erledigen, gibt es auch die edle Art, Dinge unerledigt zu lassen."
  • Der Romanautor Paolo Coelho sagt in seinem "Handbuch des Kriegers des Lichts" sinngemäß "Schlage nur die Schlachten, die die Deinen sind."
  • Der Business-Coach Dan Kennedy schreibt in seinem Buch: "No B.S. Time Management for Entrepreneurs" dazu: "Nur weil Sie etwas machen können, heißt noch lange nicht, dass Sie es tun sollten."
  • Der US-amerikanische Schriftsteller und Philosoph Henry David Thoreau sagte: "Beschäftigt zu sein, reicht nicht. Die Frage ist: Womit sind wir beschäftigt?"
  • Der amerikanische Erfolgsautor Earl Nightingale zitiert in seiner millionenfach verkauften Tonaufnahme "The Strangest Secret" den Philosophen Ralph Waldo Emerson "Sie werden das, worüber Sie den ganzen Tag nachdenken".
  • Der Gründer des Computerkonzerns Dell, Michael Dell, sagte: "Zu entscheiden, was man tun soll, ist einfach. Schwierig ist, zu entscheiden, was man nicht machen wird."

Entscheiden Sie, womit Sie Ihre Zeit verbringen möchten. Bewegen Sie Ihre Haltung von "defokussiert" zu "fokussiert." Tun Sie die wichtigen Dinge mit vollem Einsatz - geben diesen 100% Ihrer Aufmerksamkeit. Lassen Sie die unwichtigen Dinge einfach unter den Tisch fallen, denn sonst werden die kleinen Dinge Sie mit sich reißen und Sie werden sich abends fragen, wo die Zeit geblieben ist.


Die 70/30-Regel

Das sogenannte Pareto-Prinzip besagt, dass rund 80 Prozent der Ergebnisse von nur rund 20 Prozent des Aufwands herrühren. Meine Erfahrung ist eher das 70/30 Verhältnis: 70 Prozent der Ergebnisse stammen von rund 30 Prozent des Aufwands. Für manche Autoren gilt das 90/10-Prinzip. Das Wesen dieser Prinzipien steht im Widerspruch zum "50/50-Glauben" - also der Annahme, dass 50 Prozent der Anstrengungen zu rund 50 Prozent der Wirkungen führen. Hierbei werden alle Aktivitäten, Kunden und Projekte irgendwie als gleichwertig betrachtet, was natürlich zu einer Zerstreuung kostbarer Ressourcen nach dem Gießkannen-Prinzip führt. Dies beobachte ich in der Form emsiger Betriebsamkeit, wobei die Mitarbeiter fleißig von frühmorgens bis spätabends arbeiten und trotzdem geringe Ergebnisse erzielen. Hier wäre der Wille hilfreich, Prioritäten zu setzen und diese auch konsequent durchzuhalten. Dabei richten sich die Prioritäten nach den vorrangigen Zielen, die Sie - auch im Sinne des Unternehmens - gesetzt haben.

Wie kann ich diese Erkenntnis nun in der Praxis umsetzen? Um Dinge zu priorisieren, ist es hilfreich, den Return on Investment (ROI) mehrerer Optionen abzuschätzen. Wenn Option A mehr Return (wie immer sie dieses Ergebnis definieren) verspricht als Option B, konzentrieren Sie Ihre Zeit und Ihr Budget auf Option A und vernachlässigen Sie Option B.

Im Zweifelsfall hilft die Frage "Welche Option wird mich bei meinen Kunden weiterbringen, indem ich ihnen helfe und ihr Vertrauen rechtfertige?"


Zum schnellen Lesen: 12 Tipps, wie Sie persönlich erfolgreicher werden

1) Ziele
Setzen Sie sich Meilensteine, die für Sie persönlich attraktiv und erstrebenswert sind und sie morgens gerne zur Arbeit kommen lassen.

2) Optimismus
Stärken Sie Ihre optimistische Seite. Menschen, die Zuversicht, Energie oder sogar Begeisterung ausstrahlen, sind einfach erfolgreicher.

3) Anregungen
Lassen Sie sich von Artikeln, Newslettern und Gesprächen inspirieren. Bringen Sie Ihre Ideen als frische Perspektive in ihre Projekte ein.

4) Menschen zuhören
Sprechen Sie im Vorfeld von Projekten stets informell mit Mitgliedern Ihrer Zielgruppe. Ihr Wissensvorsprung ist ein Karrierevorsprung.

5) Komfortzone
Übernehmen Sie freiwillig neue Projekte und akzeptieren Sie die damit verbundenen Risiken, denn dies sind Ihre Chancen.

6) Gestalten
Ändern Sie erhaltene Projekte, so dass Ihre Talente, Fähigkeiten und Stärken irgendwie zur Geltung kommen: Sie sind dann effektiver.

7) Ergebnisse
Kommunizieren Sie, dass Ihr Team und Ihre Projekte Lösungen und Resultate bringen, die für das Unternehmen gut sind.

8) Darstellen
Werden Sie zu einem Profi im Vortragen und Präsentieren. Bringen Sie weniger Powerpoint-Charts. Stellen Sie Fragen und hören Sie zu.

9) Worte
Sprechen Sie klar, kurz, prägnant. Positive Worte mit Überzeugungskraft finden Sie im entsprechenden Buchkapitel und auf www.wortemitwirkung.de.

10) Networking
Erweitern Sie Ihr internes und externes Netzwerk. Je besser Ihr persönliches Beziehungsgeflecht ist, umso eher erhalten auch Sie Unterstützung.

11) Prioritäten
Konzentrieren Sie Ihre wertvolle Zeit und Ihre Energie auf Dinge, die Ihnen Freude machen oder die Sie Ihren Zielen näher bringen.

12) Handeln
Halten Sie die Dinge einfach und ergreifen Sie die Initiative. Erfolgreicher werden Sie durch das, was Sie tatsächlich tun.


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